20 Cara Mengirim Lamaran Lewat Email yang Baik dan Benar

Bagaimana panduan mengirimkan surat lamaran kerja via email? Mengirim surat kamaran merupakan salah satu langkah awal dalam perekrutan lowongan kerja. Hal ini sangat penting bagi pencaker, karena merupakan tiket penentu diterima atau tidaknya kalian dalam bekerja. Terlebih buat yang fresh graduate, ada berbagai cara pengiriman surat lamaran kerja, dan kali ini kosngosan akan membahasnya untuk kalian

Sobat kosngosan tentunya sudah sering mengirim surat via email. Surat yang kamu kirim banyak motifnya, seperti surat untuk kepentingan personal, organisasi, kirim tugas dengan melampirkan file dan sebagainya. Akan tetapi, pernahkan kamu mengirim surat lamaran kerja via email atau via online? Bila belum, kamu harus mengikuti tips kosngosan dibawah ini.

Bayangkan saja, ketika kamu sudah susah dan lama mengenyam bangku sekolah dan kuliah dengan nilai yang bagus, akan tetapi surat lamaran kamu yang dikirim melalui email nyatanya tidak dibaca atau dibuka oleh pihak HRD hanya karena hal hal sepele yang sebenarnya bisa kamu atasi sejak dini.

Oleh karena itu mengetahui tips trik pengiriman surat lamaran secara online sangat penting, terlebih di zaman sekarang pihak perusahaan lebih banyak membuka lowongan pekerjaan secara online, begitu juga proses penerimaan dan rekrutmen nya juga melalui online.

Baca juga : Contoh Surat Referensi Kerja


Cara Mengirim Lamaran Email


cara mengirim lamaran email

Tata cara mengirim lamaran kerja dan cv lewat email yang baik dan benar sudah seharusnya sobat kos ngosan kuasai agar nantinya tidak lagi bingung ketika melamar pekerjaan.

Tidak ada salahnya mempelajari format penulisan surat lamaran dan curriculum vitae yang sesuai prosedur agar mudah diterima bekerja nantinya. Adapun cara mengirim lamaran lewat email bisa kamu ikuti kedalam beberapa tahapan dibawah ini :


1. Pilih platform layanan email mu

Dalam memilih plarfrom penyedia layanan email gratisan, kamu harus berhati hati terhadap kebocoran data. Sehingga penting sekali untuk memilih layanan email yang kredibel, seperti gmail, yahoo mail, bing mail atau yandex mail.

Kamu juga sebenarnya bisa membuat alamt email pribadi sendiri, tapi harus memiliki domain TLD, seperti misalnya milik mimin kosngosan yang alamatnya admin@kosngosan.com   . Tapi dalam tahap ini, mimin menganggap kamu tidak terlalu membutuhkan email personal seperti ini, karena ini hanya untuk kebutuhan pebisnis


2. Buat akun email mu

Ini adalah langkah awal yang harus kamu lakukan, ketika kamu belum memiliki akun email. Maka setelah kamu memilih salah satu layanan email gratisan yang terpercaya seperti sesuai dengan rekomendasi di atas, kamu mengunjungi situsnya.

Misal untuk gmail >> https://mail.google.com
untuk yahoo mail >> https://mail.yahoo.com
untuk yandex mail >> https://mail.yandex.com

Pada dasarnya cara mengirim lamaran lewat gmail adalah salah satu bagian dari pembahasan kita kali ini. Umumnya kamu sudah punya akun google yang mana bisa diintegrasikan kepada berbagai layanan kepunyaan google tersebut.

Mimin kosngosan akan memilih gmail (karena ini yang paling populer), apabila kamu mengunjungi gmail pertama kali, maka kamu akan di arahkan ke halaman https://accounts.google.com/ untuk membuat akun google yang nantinya akan terintegrasi kepada seluruh produk google, seperti youtube, blogger, maps, drive, dll


3. Membuat akun gmail dari laptop

Perangkat pertama yang akan kita gunakan untuk membuat akun gmail baru adalah dari laptop atau komputer atau sering disebut dari desktop.

Caranya kita cukup mengunjungi alamat gmail.com di browser milik kita, terserah mau browser apa tapi mimin rekomendasikan browser google chrome, firefox atau opera :

cara mengirim lamaran email


4. Mengisi biodata sesuai dengan yang diminta

Dalam membuat email baru perlu kamu isi beberapa biodata seperti yang telah tertera pada kotak yang sudah disediakan oleh pihak google, jadi kamu harus mengisinya Sesuai dengan informasi yang kamu miliki

cara mengirim lamaran email


5. Memasukkan nomor HP

Salah satu fitur keamanan yang dimiliki oleh gmail adalah kamu harus memasukkan nomor handphone yang aktif, sehingga nantinya apabila ada orang yang berusaha masuk ke akun Email mu, maka kamu bisa mendapatkan notifikasi dari SMS yang datang.

Jadi setelah mengisi biodata, kamu harus mengisi nomor hp yang aktif juga (langkah ini bisa kamu lewati apabila mendaftar menggunakan hp android, untuk caranya, bisa ikuti langkah selanjutnya)

daftar gmail lamaran kerja

Setelah itu lengkapi beberapa langkah lagi (tidak perlu dijelaskan oleh mimin secara terperinci ya)


6. Membuat akun gmail dari hp android

Salah satu cara yang lebih mudah untuk membuat akun gmail adalah dengan menggunakan HP smartphone Android milikmu.

Kelebihannya kamu bisa mendaftar tanpa menggunakan nomor HP terlebih dahulu (walaupun nanti ketika kamu menggunakan akun tersebut lama-kelamaan akan meminta verifikasi lewat nomor HP juga)

Langkah 1 : Pergi pengaturan/setting utama di perangkatmu, pilih account, add "google"

Langkah 2 : Pada pilihan Add your account pilih bagian bawah "Or create a new account"

Langkah 3 : Isi pilihan nama depan dan nama belakang, seperti mengisi data email pada umumnya, pilih "Next"

Langkah 4 : Pada bagian Basic information, sobat kosngósan pilih tanggal lahir, bulan dan tahun beserta jenis kelamin. Pilih "Next"

Langkah 5 : Pada bagian "How you'll sign in, pilih alamat email yang kamu suka dan masih tersedia, gunakan karakter huruf dan angka. Nantinya email yang akan kamu dapatkan akan seperti ini "namaemail@gmail.com"

Langkah 6 : "Create password" isikan kata sandi untuk digunakan sebagai alat keamanaan untuk masuk pada akun email. Direkomendasikan untuk menggunakan kombinasi dari huruf dan angka. Lakukan konfirmasi ulang sandi dibawahnya.

Langkah 7 : "Add phone number" isikan nomor handphone yang akan digunakan untuk mengirim kode konfirmasi nantinya setelah email berhasil dibuat. Ini adalah opsional, kamu bisa memilih "Skip" untuk melewatinya.

Langkah 8 : bagian "Privacy and Terms" baca berbagai syarat dan ketentuan dalam penggunaan email. Setelah itu pilih "I AGREE"


7. Scan Berkas yang dibutuhkan

Kamu tidak bisa melampirkan berkas dalam bentuk fisik ketika mengirim surat lamaran lewat email dan online. Oleh karena itu sobat kosngosan butuh file hasil scan dokumen yang menjadi persyaratan dalam penerimaan kerja. Format scan biasanya menyesuaikan tergantung permintaan perusahaan. Umumnya adalah format jpeg, pdf atau doc.

Scan berkas yang dihasilkan harus jelas. Perhatikan apakah ada teks yang buram atau blur. Hasil scan yang baik akan membantu tim rekrutmen dalam membaca informasi yang ada di berkas hasil scan tersebut. Jadi optimalkan kualitas dengan memperhatikan size file nya


8. Simpan Berkas dalam bentuk PDF

Selain hasil scan yang bisa berbentuk pdf atau gambar, kamu juga harus mengubah beberapa dokumen dari yang bentuk doc atau microsoft word, ke bentuk PDF. Supaya lebih statis dan tidak berubah ubah ketika dibuka di perangkat yang berbeda.

Ada beberapa aplikasi dan beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk mengubah dokumen word ke bentuk PDF, bisa menggunakan  tool online yang ada di internet (cukup ketik saja dipencarian : pdf word converter), menggunakan foxit reader, atau save as pakai ms word versi 2013 atau 2016, bisa juga download plugin untuk save as pdf di word versi 2010 kebawah. Baca disini daftar dokumen wajib yang harus kamu persiapkan untuk melamar kerja


9. Menulis Subject dan Alamat Tujuan Email

Menulis subjek atau judul surat lamaran dengan jelas dan singkat adalah awal dalam langkah kali ini. Subjek seperti “Lamaran Marketing PT KOSNGOSAN”. Sehingga tim HRD atau perekrut yang menerima emailmu bisa dengan cepat mengetahui maksud dari emailmu tersebut. Coba bayangkan ribuan email yang datang ke inbox mereka, maka mereka membutuhkan subjek email yang jelas dan ringkas.

Ada juga perusahaan yang menentukan subjek email yang akan dipakai, misalnya “Marketing” atau sekedar kode yang mereka tentukan sendiri.

Jangan lupakan alamat email tujuan. Perhatikan huruf, penggunaan titik atau strip dan domain akhirnya. Jangan sampai kamu salah menulis alamat email tujuan, yang menyebabkan lamaran surat kerjamu tidak akan sampai.


10. Cara Kirim lamaran secara banyak sekaligus

Ini adalah salah satu tips yang harus kamu lakukan ketika kamu ingin mengirimkan surat lamaran kerja online menggunakan email ke banyak perusahaan sekaligus dengan sekali kirim tanpa diketahui oleh si penerima atau pihak HRD.




11. Tulislah lamaran pada bagian body email

Menulis surat lamaran secara online membutuhkan keterampilan yang mumpuni. Sobat kosngosan yang akrab dengan dunia email dan online tentunya tidak akan asing lagi dengan bagian tubuh email.

Mimin kosngosan biasanya menggunakan gmail sebagai contohnya, oleh karena itu silahkan ikuti formatnya seperti digambar ini :


contoh body email lamaran kerja

Sebenarnya tidak ada format baku dalam penulisan surat lamaran baik itu pengiriman secara konvensional (lewat kantor pos atau antar langsung) maupun secara online (lewat email). Tetapi kamu bisa berpedoman kepada format yang mimin berikan diatas tersebut.

Usahakan surat lamaran yang ditulis singkat, deskriptif, mudah dipahami dan tidak bertele tela. Sesuaikan bahasanya menggunakan bahasa baku yang sesuai dengan EYD. Untuk font dan ukuran teks seperti penulisan surat lamaran biasa (times new roman atau arial, font 12)


12. Pengiriman lamaran pada body email lewat hp android

Contoh di atas adalah pengiriman surat lamaran menggunakan desktop, laptop atau komputer. Kamu juga bisa mengirimkan surat lamarannya dari HP Android atau iOs milikmu, seperti dibawah ini

contoh emaill lamaran kerja


13. Upload berkas pada bagian lampiran email

Menulis surat lamaran secara online artinya tidak semua kita masukkan ke dalam body email. Hal ini akan memperburuk tampilan email dan tidak enak dipandang.

Cukup tulis surat lamaran saja pada tubuh email dan selebihnya sobat kósngosan bisa melampirkan nya pada bagian lampiran yang telah disediakan oleh penyedia layanan email secara umum.

Bila perusahaan tidak menyebutkan syarat format file yang akan dikirim, gunakan ekstensi .doc. Untuk ukuran biasanya tidak melebihi 300 kb. Untuk pilihan kamu bisa melampirkan file secara langsung atau memasukkannya dalam format zip sekaligus terlebih dahulu.

Pastikan ukuran file yang menjadi lampiran tidak melebihi kapasitas yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini memang tergantung dari permintaan mereka. Hal ini berguna untuk menghemat kapasitas ruang dari layanan email yang mereka gunakan.


14. Cek kembali lamaran online mu

Sebelum mengirim surat lamaran, kamu wajib untuk mengecek kembali bagian-bagian yang paling penting seperti subjek, alamat tujuan dan body email.

Pastikan tidak ada kesalahan pengetikan, karena ini akan mempengaruhi profesionalitas surat lamaranmu. Apabila kamu suka yakin dengan surat lamaranmu tersebut, maka kamu bisa lanjut ke tahap berikutnya


15. Tekan tombol KIRIM

Nah langkah terakhir dalam proses pengiriman lamaran lewat email secara teknis adalah dengan menekan tombol send atau kirim.

Setelah itu maka kamu bisa mengecek surat lamaran kerja yang kamu kirimkan pada bagian tab sent, dibawah tab inbox pada masing masing dashboard email kalian. Cek statusnya, apakah terkirim, pending atau gagal


16. Melamar Kerja Lewat Portal Online


Pada dasarnya, mengirim surat lamaran lewat portal online seperti linkedin, halaman rekrutment, sscn bkn dan segala jenis website sistem informasi khusus yang ditujukan untuk penerimaan karyawan sama dengan cara mengirim lewat email.

Biasanya penyedia lowongan sudah menyediakan form online khusus. Jadi kita tinggal mengisinya sesuai dengan keahlian kita. Setelah disubmit, maka data data yang berhasil diambil akan di simpan kedalam database untuk kemudian dipilih sesuai yang mereka perlukan.

Perusahaan perusahaan besar, startup terkenal dan BUMN biasanya memilih cara rekrutmen seperti ini. Karena dinilai lebih efisien dan hemat biaya perekrutan.

Namun kelemahannya adalah hanya orang orang tertentu saja yang bisa mengirim dengan metode ini, dikarenakan masih banyak para pelamar kerja yang belum menguasai internet secara optimal. Selengkapnya : Panduan mengirim lamaran lewat website perusahaan


17. Contoh surat lamaran kerja




Download contoh surat lamaran kerja via email pdf DISINI


18. Mengirim lamaran email lewat hp atau laptop?

Sebenarnya cara mengirim lamaran lewat email di hp hampir sama dengan cara mengirim surat lamaran lewat email di laptop. Hanya saja di hp membutuhkan spesifikasi dan jaringan internet yang mumpuni agar proses upload file lampirannya tidak terganggu.

Ada baiknya kamu mengadakan uji coba sebelum mengirim email ke alamat aslinya. Sobat kosngosan bisa mengirim terlebih dahulu email ke alamat temanmu dan suruh mereka mengecek apa kekurangan dari surat lamaran online mu itu.

Hal ini untuk memastikan bahwa email dan file lampirannya terkirim dengan baik dan apabia ada kesalahan kamu masih bisa memperbaikinya.


19. Waktu Pengiriman Surat Lamaran Kerja Email yang Tepat

Kenapa waktu pengiriman surat lamaran kerja dinilai penting terhadap kesuksesan diterimanya kamu dalam perusahaan? Ini karena waktu yang tepat akan membawa kesempatan lebih besar untuk di terima dan diperhatikan lebih lama oleh tim rekrutmen.

Mimin melansir dari laman Business Insider waktu terbaik untuk mengirim surat lamaran secara email ke perusahaan adalah di antara rentang waktu jam 08.00 pagi hingga jam 10.00 pagi.

Kemudian lamaran yang sobat kosngosan kirim pada pukul 03.00 hingga 05.00 sore akan memiliki kesempatan paling kecil untuk diterima atau dilanjutkan ke sesi interview. Apalagi kalau sudah sampai malam hari.

Hal ini terlihat logis. Ketika kamu mengantarkan surat lamaran secara langsung juga lebih cepat dari kebanyakan orang lain, maka kamu akan mendapatkan kesempatan diperhatikan lebih lama dari lainnya.

Surat lamaran kerja, CV, Ijazah dan berkas lainnya akan disimpan dan berkemungkinan lebih besar untuk dibuka pertama kali dan lebih lama. Begitu juga dengan mengirim surat lamaran email secepat mungkin, akan memberikan kamu kesempatan untuk dilihat lebih cepat dan lebih lama.


20. Berdoa dan Mengirim Surat Lamaran Lainnya

Tidak jarang sobat kosngosan melalaikan kegiatan yang satu ini. Kebutuhan rohani yang patut untuk dilakukan sesering mungkin, walaupun tidak sedang menunggu pengumuman pekerjaan, berdoa bisa menenangkan hati dan pikiran.

Berdoa mampu melepaskan stress ketika sedang menunggu pengumuman penerimaan bekerja. Dengan berdoa pula kita akan melibatkan Tuhan dalam setiap aktifitas yang ada. Sehingga nanti bisa lebih ikhlas menerima apapun hasil yang didapatkan.

Menunggu pengumuman satu surat lamaran berarti sobat kosngosan telah membuang banyak kesempatan lainnya. Jangan fokus pada satu lowongan kerja semata. Ada baiknya kamu mempersiapkan banyak lamaran untuk dikirim.

Ditambah lagi mengirim surat lamaran lewat online tidaklah membutuhkan biaya tidak seperti mengirim surat lamaran lewat kantor pos atau po box.


Baca juga : Cara Resign Mendadak dari Perusahaan


Kata Penutup


Melamar kerja yang baik dan benar akan bisa memberikan pengalaman menyenangkan buat kamu yang saat ini berstatus pencaker dan fresh graduate. Kalian tidak boleh menyerah dalam mencari lowongan kerja. Teruslah berusaha dan jangan sampai salah memilih lowongan kerja abal-abal ya!

Demikianlah beberapa tips dalam mengirim Lamaran Kerja Via Email secara Online yang baik dan benar. Semoga dapat menjelaskan tips nya agar kamu tidak salah lagi dalam mengirim surat cinta ini kepada bagian HRD. Terakhir jangan lupa untuk memberikan komentarnya lewat kotak komentar dibawah ini.
By