Contoh Susunan Agenda Rapat Perusahaan yang Simple

Kamu butuh contoh agenda rapat yang baik dan benar sebelum mengadakan pertemuan atau meeting. Biasanya pihak perusahaan akan menyusun berbagai agenda meeting terlebih dahulu. Hal ini bertujuan supaya jalannya rapat bisa sukses dan berjalan lancar sesuai dengan rundown acara yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Membuat contoh agenda rapat perusahaan beserta susunan-nya bisa saja membingungkan, apalagi bagi yang pertama kali membuatnya. Tapi jangan khawatir, sekarang kamu bisa melihat beberapa contoh dan cara membuat agenda rapat yang baik dan benar pada postingan kosngosan dibawah ini.

Apa yang dimaksud dengan agenda rapat? Agenda rapat adalah daftar susunan dan kegiatan yang akan dibahas bersama anggota tim atau karyawan dalam suatu pertemuan.

Hal ini jelas, supaya yang namanya kegiatan, perencanaan, dan tujuan bersama bisa dicapai menjadi lebih mudah.Apa contoh dari agenda rapat perusahaan?

Isi dari agenda rapat perusahaan termasuk topik pembahasan yang akan dibahas dan susunan agendanya, seperti KOP perusahaan atau identitas organisasi, detail kegiatan meeting seperti pembukaan, pembahasan, sesi tanya jawab serta penutup, isi meeting dan terakhir tanda tangan notulen.

Contoh Agenda Rapat Perusahaan

Agenda rapat perusahaan yang benar dan efektif sangat penting dibuat, untuk menciptakan interaksi dan komunikasi yang intens antara sesama anggota tim dan juga atasan

Dengan adanya agenda ini, bisa meminimalisir peserta rapat menjadi pasif saat menghadiri rapat penting. Agenda rapat akan membuat anggota rapat bisa berdiskusi secara lebih terorganisir dan bisa berinteraksi dengan aktif di dalamnya.

Sehingga hal ini bisa mempermudah anggota rapat dalam menemukan dan memecahkankan permasalahan yang sedang dibahas. Berikut contohnya :

Contoh Agenda Rapat Seharian

No	Jam/Waktu	Acara	Petugas
1	08.30-09.00	Regristrasi peserta rapat	Penerima tamu
2	09.00-09.05	Pembukaan	Pembawa acara
3	09.05-09.15	Sambutan Pimpinan Perusanaan	Pim.Perusahaan
4	09.15-10.30	Strategi Penjualan dan Pemasaran	Manajer Pemasaran
5	10.30-10.40	Coffee Break I	Konsumsi
6	10,40-12.00	Laporan Hasil Penjualan	Manajer Penjualan
7	12.00-13.30	Lunch, Sholat Dhuhur	Konsumsi/acara
8	13.30-15.15	Sessi Workshop	Peserta rapat
9	15.15-15.30	Coffeee Break II
10	Strategi Pemasaran dan Penjualan 20xx	Pim/wakil pimpinan Perusahaan
11	16.00	Penutup, Doa	Acara

No	Jam/Waktu	Acara	Petugas
1	08.30-09.00	Regristrasi peserta rapat	Penerima tamu
2	09.00-09.05	Pembukaan	Pembawa acara
3	09.05-09.15	Sambutan Pimpinan Perusanaan	Pim.Perusahaan
4	09.15-10.30	Strategi Penjualan dan Pemasaran	Manajer Pemasaran
5	10.30-10.40	Coffee Break I	Konsumsi
6	10,40-12.00	Laporan Hasil Penjualan	Manajer Penjualan
7	12.00-13.30	Lunch, Sholat Dhuhur	Konsumsi/acara
8	13.30-15.15	Sessi Workshop	Peserta rapat
9	15.15-15.30	Coffeee Break II
10	Strategi Pemasaran dan Penjualan 20xx	Pim/wakilpimpinan Perusahaan
11	16.00	Penutup, Doa	Acara

Contoh 2

PT Koꜱngosan Jaya Utama

Jl. Raja Inal Siregar, Kota Medan

Hari, Tanggal : Selasa, 16 Februari 202x

Waktu : 13.00 – 14.30 WIB

Topik Pembahasan : Strategi Promosi Produk Baru secara Online

Lokasi : Meeting Room PT Kosngosan

Susunan Acara

Pembukaan : Moderator (Butet Pardede)

Sambutan : Ketua Divisi Marketing PT Kosngosan (Reza Harahap)

Topik Pembahasan : Membuat strategi promosi produk baru yang tepat secara digital

Penutup : Moderator (Butet Pardede)

Inti Pembahasan

1. Detail produk yang akan dipasarkan melalui media online

2. Strategi agar masyarakat bisa tertarik pada produk baru

3. Strategi marketing sosial media menggunakan foto dan video pendek sesuai fitur

4. Menentukan target marketing (gender, usia, dan lainnya)

5. Kelebihan dan kekurangan strategi marketing menggunakan influencer

6. Menentukan isi dan pembuatan konten menarik

7. Strategi membuat copywrite di sosial media

8. Pertimbangan diskon, potongan harga atau paket bundling

Penutup

Rapat ditutup oleh moderator. Notulen membacakan ringkasan hasil meeting pada hari itu.

Notulen

(Tanda tangan notulen dan nama terang)

Contoh Agenda Rapat 3

PT SIBAKUA CERAH ABADI

Jl. Raja Inal Siregar, Kota Padangsidimpuan

Hari, Tanggal : Jumat, 29 Februari 202x

Waktu : 08.00 – 11.30 WIB

Topik Pembahasan : Pembahasan inovasi packaging produk baru

Lokasi : Balroom Hotel Mega Permata Padangsidimpuan

Susunan Acara

Pembukaan : Moderator (Butet Pardede)

Sambutan : Ketua Divisi Marketing PT SIBAKUA (Reza Sitepu)

Topik Pembahasan : Menentukan jenis dan bahan kemasan produk baru yang tepat

Penutup : Moderator (Ucok Marpaung)

Topik Pembahasan

1. Detail packaging yang akan diproduksi triwulan pertama

2. Jenis, bahan dan desain kemasan produk baru

3. Menentukan foto dan video mockup untuk produk baru

4. Menentukan brand ambasador produk baru

5. Kelebihan dan kekurangan packaging baru

6. Menentukan isi dan pembuatan konten untuk packaging baru

7. Strategi membuat copywrite di packaging baru

8. Pertimbangan diskon, potongan harga atau paket cashback

Penutup

Rapat ditutup oleh moderator. Notulen membacakan ringkasan hasil meeting pada hari itu.

Notulen

(Tanda tangan notulen dan nama terang)

Contoh agenda rapat 4

Hari/ Tanggal	Waktu	Kegiatan	Penanggung Jawab
Kamis, 14 Juli 20xx	06.00 – 07.00	Persiapan Keberangkatan	Panitia
07.00 – 10.30	Berangkat Menuju Villa Bukit Pinus Ciawi Bogor	Panitia
10.30 – 11.00	Istirahat dan Pembagian Kamar (Chek In)	Panitia
11.00 – 13.00	ISHOMA	Panitia
CEREMONIAL PEMBUKAAN RAPAT KERJA
13.00 – 13.10	Pembukaan	MC/ Bu Tika
13.10 – 13.20	Menyanyikan Lagu Indonesia Raya	Pak Rizky
13.20 – 13.35	Sambutan Kepala SMA Muttaqien	M. Ambardi, SE
13.35 – 13.50	Sambutan Ketua Yayasan Pendidikan Islam Nurul Muttaqien	H. Iwan Ichwan, SE
13.50 – 14.00	Doa	Drs. Yonti Darmon
14.00 – 14.30	Pemaparan Program Kerja Kepala Sekolah	M. Ambardi, SE
14.30 – 15.00	Pemaparan Program Kerja Kurikulum	Sartika Yulianti, S.Pd
15.00 – 15.30	Pemaparan Program Kerja Kesiswaan	Trisnawati, S.Pd
15.30 – 16.00	Break (Sholat Ashar)	Panitia dan Peserta
16.00 – 17.30	Fun games	Panitia dan Peserta
17.30 – 19.30	ISHOMA	Panitia dan Peserta
RAPAT KERJA
19.30 – 20.30	Struktur Kurikulum Merdeka	M. Ambardi, SE
20.30 – 21.30	Penentuan Project Implementasi Kurikulum Merdeka (IKM)	Sartika Yulianti, S.Pd
21.30 – 22.00	Diskusi dan Tanya Jawab	Peserta
22.00 – 22.30	Pembagian Doorprize	Sekolah
22.30 – 04.30	Break	Panitia dan Peserta
Jumat, 15 Juli 20xx	04.30 – 05.00	Sholat Subuh Berjamaah	Panitia dan Peserta
05.00 – 07.00	Olah Raga Pagi	Panitia dan Peserta
07.00 – 08.00	Sarapan Pagi	Panitia dan Peserta
PENUTUPAN RAPAT KERJA
08.00 – 08.15	Persiapan penutupan RAKER	Panitia
08.15 – 09.30	Pembagian Tugas & Kelompok Mapel	Sartika Yulianti, S.Pd
09.30 – 10.00	Laporan Kegitan MPLS TA 2022/2023	Trisnawati, S.Pd
10.00 – 10.30	Diskusi dan Tanya Jawab	Peserta
10.30 – 11.00	Pembacaan Kesimpulan Rapar Kerja	Trisnawati, S.Pd
11.00 – 11.30	Arahan dan Motivasi Kepala SMA Muttaqien Jakarta sekaligus menutup acara RAKER	M. Ambardi, SE

 

11.30 – 11.40	Tukar Kado	Panitia dan peserta
11.40 – 11.50	Doa	Drs. Yonti Darmon
11.50 – 13.00	ISHOMA	Panitia dan peserta
13.00 – 13.10	Persiapan Pulang	Panitia dan peserta
13.10 – 13.20	Chek out	Panitia
13.20 – 15.30	Perjalanan Pulang ke Jakarta	Panitia dan peserta

 

Contoh Agenda Rapat lainnya

Baca juga : Contoh Agenda Rapat Sekolah

Cara Membuat Agenda Rapat Perusahaan

Bagaimana cara membuat agenda rapat yang baik dan benar? Buat sobat kosngoꜱan yang ingin membuat susunan acaranya, berikut beberapa langkah yang harus kamu lakukan :

Menentukan tujuan dan topik rapat secara detail

Dalam membuat agenda rapat yang benar, kamu sudah harus bisa menentukan tujuan dan topik rapat secara detail. Hal ini penting, supaya rapat jadi lebih terorganisir dan tidak melenceng dari pembahasan yang seharusnya.

Selain itu kamu juga bisa mengetahui kebutuhan dan permasalahan yang sedang terjadi.

Menentukan pemimpin rapat

Pemimpin rapat berfungsi untuk menggiring peserta supaya terlibat dalam setiap pembahasan. Pemimpin rapat bisa dipilih lebih dari satu, sesuai dengan kebutuhan pada setiap sub kelompok supaya bisa lebih detail dalam membahas permasalahan

Menentukan waktu rapat

Waktu yang dibutuhkan selama menjalani rapat termasuk yang harus diperhatikan, supaya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Adanya waktu yang sudah ditetapkan untuk setiap sesi pembahasan, berguna supaya semua peserta memanfaatkan waktu secara maksimal dan tidak molor.

Menulis catatan pembahasan ketika waktu sudah habis

Apabila ketika membahas suatu topik, waktu tidak mencukupi untuk melakukan pembahasan lebih lanjut, maka pemimpin rapat bisa meminta peserta untuk menuliskan catatan mengenai sesuatu yang hendak ditanyakan atau dibahas secara detail.

Catatan ini gunanya sebagai bahan evaluasi, dan akan dijadikan sebagai topik untuk pertemuan kedepannya.

Membuat daftar pertanyaan

Kamu bisa membuat list pertanyaan yang perlu dijawab oleh peserta dan juga beberapa hal yang meminta pendapat dari mereka.

Supaya peserta bisa mempersiapkan diri untuk mengulik informasi seputar bahasan atau mempersiapkan opini masing-masing untuk disampaikan nantinya.

Meminta saran dari anggota pada setiap pembahasan

Pemimpin rapat bisa meminta saran dari setiap anggota tim supaya tercipta interaksi aktif antar peserta rapat. Saat rapat berlangsung, pastikan adanya interaksi berupa pertanyaan dan penyampaian pendapat.

Sebaiknya pemimpin selalu menanyakan, meminta saran, dan pendapat kepada mereka. Jika ada pertanyaan atau pernyataan yang harus ditolak, pemimpin harus menolak dengan alasan jelas, logis, dan tidak memihak pada pihak tertentu.

Mengkhiri rapat dengan kesimpulan dan hasil rapat

Dalam membuat agenda rapat, harus diakhiri dengan ringkasan atau kesimpulan. Isinya dibacakan oleh notulen, seperti inti permasalahan, solusi, keputusan, dan saran dari para peserta.

Ringkasan rapat berguna untuk memberikan pemahaman mendalam kepada peserta mengenai keputusan dan informasi hasil rapat.

Cantumkan juga dengan jelas solusi dan langkah tindak lanjut permasalahan yang sudah dibahas, beserta dari siapa sumber pendapat tersebut berasa, supaya bisa dipertanggungjawabkan.

Kesimpulan akhir

Pada akhirnya saat kamu sudah benar dan efektif dalam membuat agenda rapat, maka keberhasilan rapat sudah bisa dipastikan sukses 50%. Contohnya bisa kamu sesuaikan dengan kondisi dan para pesertanya juga ya.

Sobat kosngosan juga perlu memastikan ulang tentang hal apa yang hendak diangkat menjadi pembahasan nantinya dalam suatu rapat.

Semoga contoh diatas membantu, jangan lupa untuk share dan bagikan artikel ini. Bookmart juga halamannya!

Reza Harahap Reza Harahap adalah owner kosngosan. Suka belajar bisnis, finansial, ekonomi, pendidikan dan pekerjaan. Sembari membagikan ide usaha untuk entrepreneur. Blog ini berisi rencana bisnis, strategi investasi, persiapan keuangan dan lainnya