6 Cara Mengelola Data Contact Center agar Sesuai UU Perlindungan Data Pribadi
Di dunia digital seperti sekarang ini, data pelanggan itu udah kayak “emas baru” yang sama berharganya. Tapi sayangnya, makin berharga artinya makin rawan juga untuk disalah gunakan. Makanya, munculnya Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) yang telah disahkan oleh Pemerintah dan DPR, bikin semua perusahaan — terutama yang punya contact center — harus makin serius soal privasi dan keamanan data.
Kalau kalian abai, risikonya nggak main-main: bisa kena denda besar, reputasi rusak, bahkan kepercayaan pelanggan bisa lenyap seketika.
Strategi Mengelola Data Contact Center
Apa langkah yang bisa diterapkan oleh perusahaan dalam menyimpan dan mengelola data pelanggannya? Biar kerugian buruk nggak kejadian, yuk bahas bareng gimana caranya mengelola data contact center biar tetap patuh UU PDP.
1. Patuhi Prinsip “Data Minimization”
Banyak perusahaan masih mikir “semakin banyak data, semakin bagus”. Padahal nggak juga. Kenapa? Karena UU PDP justru menekankan prinsip data minimization, alias cuma ambil dan simpan data yang benar-benar dibutuhkan.
Untuk contact center, artinya cukup menyimpan hal-hal penting aja. Seperti rekaman transaksi, bukti persetujuan pelanggan, atau riwayat keluhan. Sisanya? Kalau nggak relevan, hapus atau anonimisasi biar aman dan nggak jadi beban.
2. Enkripsi End-to-End
Password doang udah nggak cukup buat jaga data pelanggan. Sekarang zamannya pakai teknologi enkripsi end-to-end, biar data tetap aman dari awal dikumpulkan sampai dikirim ke sistem lain.
Konsep ini mirip kayak keamanan di dunia crypto — data diacak dan cuma bisa dibuka oleh pihak yang punya “kunci”. Jadi meski diretas, datanya tetap nggak bisa dibaca. Karena memang hanya bisa dibuka oleh kedua belah pihak. Jadi aman, kan?
3. Mengatur Hak Akses dengan Ketat
Kebocoran data kadang bukan dari luar, tapi dari internal. Misalnya, karyawan yang punya akses terlalu luas. Solusinya, terapkan sistem role-based access control (RBAC) — setiap orang cuma bisa lihat data sesuai tugasnya.
Misalnya seorang agen yang cuma bisa lihat data pelanggan yang sedang ia layani, supervisor bisa akses data timnya, dan manajemen punya pandangan umum lewat laporan. Dengan sistem berlapis gini, potensi kebocoran internal bisa ditekan.
4. Menerapkan Mekanisme Consent Management
UU Perlindungan Data Pribadi mewajibkan adanya persetujuan eksplisit dari pelanggan sebelum datanya dikumpulkan. Jadi, contact center wajib punya sistem consent management yang jelas dan transparan.
Bentuknya bisa berupa rekaman pernyataan di awal panggilan, atau notifikasi di awal chat yang menjelaskan bahwa percakapan akan direkam. Dengan dokumentasi yang rapi, perusahaan punya bukti sah kalau sewaktu-waktu ada audit.
5. Audit dan Pelatihan Rutin
Kepatuhan itu bukan cuma soal teknologi, tapi juga budaya yang diterapkan pada lingkungan kerja. Karena itu, penting banget untuk rutin melakukan audit dan pelatihan bagi seluruh tim contact center.
Audit bisa membantu untuk memastikan sistem enkripsi, penyimpanan, dan penghapusan data sesuai standar UU PDP. Sementara pelatihan bikin semua karyawan — dari agen sampai manajer — makin sadar pentingnya perlindungan data pelanggan.
Beberapa perusahaan bahkan melibatkan auditor pihak ketiga yang ngerti dunia layanan pelanggan dan teknologi finansial. Kenapa? Karena praktik keamanan di sektor crypto sering dijadikan acuan untuk bikin sistem yang lebih tangguh.
6. Menggunakan Data Security Consultant
Patuh pada UU PDP bukan cuma urusan regulasi — tapi juga soal kepercayaan pelanggan. Dengan menerapkan strategi terakhir ini, data contact center bukan cuma lebih aman, tapi juga bisa jadi nilai tambah perusahaan.
Sekarang, data bukan sekadar angka di server. Ia adalah “mata uang baru” dalam dunia bisnis modern. Jadi kamu harus jaga, bekerjasama dengan security consultant atau mempekerjakan para white hacker.
Baca juga : Contoh Konsumen bidang Jasa di Indonesia
Kata Penutup
Siapa pun yang bisa menjaga dan mengelola data ini dengan baik, akan memenangi kepercayaan dan loyalitas pelanggan di jangka panjang.
Selain itu, mematuhi peraturan yang sudah ditetapkan oleh pemerintah juga akan menjadikan perusahaan mu mendapatkan akses legal dan dipercaya oleh pemerintah. Semoga artikel ini bermanfaat buat kalian!
