Contoh Undangan Acara Rapat Lewat WhatsApp dan SMS

Bagaimana cara membuat undangan rapat secara online, yang dikirim melalui aplikasi chatting seperti Whatsapp (WA) dan SMS secara lebih efektif dan efisien? Tentunya tidak bisa sembarangan, seperti membuat surat undangan konvensional, kamu perlu memperhatikan proseduralnya seperti yang akan dibahas kosngosan dibawah ini.

Acara rapat merupakan salah satu kegiatan musyawarah mufakat untuk menghasilkan keputusan bulat terhadap suatu hal yang dinilai penting. Untuk mengundang para peserta, maka biasanya di buat lah surat undangan rapat yang ditujukan kepada seluruh peserta.

CONTOH UNDANGAN RAPAT VIA WA SMS

Rapat sering dilakukan oleh berbagai institusi baik yang formal maupun informal, seperti misalnya perusahaan, sekolah, kampus hingga pemerintahan pusat dan daerah. Untuk institusi besar yang bersifat formal, undangan rapat memang harus dibuat secara fisik.

Namun bagi institusi dengan ruang lingkup yang lebih kecil dan cenderung bersifat informal, alangkah lebih efektif dan efisien nya untuk mengirim undangan dalam bentuk online melalui aplikasi chatting atau SMS.

Seperti misalnya ketika perangkat desa ingin menggelar rapat mengenai penganggaran dana desa, maka undangan rapat tidak perlu diketik, dicetak dan dikirimkan ke ke rumah-rumah setiap warga.

Baca juga : Begini Cara WNA Memiliki Surat Izin Mengemudi (WNI Kalah!)

Cukup dengan menggelar atau membuat grup WhatsApp, kemudian memberikan pemberitahuan mengenai detail acara rapat yang akan dilakukan di balai desa. Hal ini tentunya akan lebih efektif dan efisien.

Sudah menjadi hal yang lumrah dan tidak tabu, untuk memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu kita cara melakukan kegiatan sehari-hari, termasuk kegiatan rapat.

Sehingga dana yang seharusnya dikeluarkan untuk biaya cetak dan pembelian kertas undangan, bisa dialokasikan ke kepentingan lain yang lebih urgen dan mendesak.

Panduan Pembuatan Undangan Acara Rapat


Membuat surat undangan rapat memang lebih lengkap melalui surat secara formal. Namun menulis dan mengetik undangan rapat secara online juga tidak bisa dilakukan dengan sembarangan

Hal ini karena sebenarnya surat ini bersifat formal, akan tetapi dikirim melalui online hanya untuk melakukan penghematan dan efisiensi, dan surat undangan rapat dikirim secara internal, dan horizontal, tidak untuk ditujukan kepada pihak yang lebih tinggi lagi kewenangannya

Langkah pertama

Buatlah paragraf pertama sebagai alimat pembuka yang berisi ucapan salam, serta tujuan pembuatan surat dalam hal ini sebagai undangan acara rapat, dengan mengharapkan kehadiran setiap anggota

Langkah kedua

Setelah itu pada bagian utama buatlah bagian undangan dengan menjelaskan detail acara tersebut seperti alamat atau lokasi rapat, tanggal bulan dan tahun diadakannya rapat, serta waktu pukul berapa rapat akan berlangsung

Langkah ketiga

Buatlah paragraf terakhir atau penutup yang berisi pengharapan akan kedatangan pihak yang diundang, ucapan terima kasih atas kesediaan waktunya untuk menghadiri rapat.

Di bagian akhir surat online tersebut tulislah nama pihak yang bertanggung jawab serta posisi jabatannya di bawah. Bila perlu sebutkan juga tebusan kepada pihak lain seperti pada surat formal biasa.

Kapan waktu pengiriman surat undangan online yang tepat?

Biasanya orang akan lebih banyak memegang smartphone, ketika waktu istirahat tiba pas pertengahan hari antara pukul 12.00-01.00, atau sepulang kerja pada waktu prime time antara pukul 16.00-20.00.

Contoh Undangan Rapat Lewat WA dan SMS


Untungnya kali ini mimin kosngosan memberikan contoh dan format undangan online untuk pengadaan rapat. Kamu cukup copy dan paste kan ke aplikasi chatting milikmu serta menggantinya sesuai dengan kebutuhanmu.

Hal ini akan lebih efektif dan efisien karena kamu tidak perlu lagi mengetik dari awal. Berikut adalah contoh surat undangan online untuk acara rapat :

Contoh undangan rapat 1

Kepada : Anggota Karang Taruna
Perihal : Undangan Pertemuan

Assalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh,
Dengan hormat, bersama dengan ini kami mengharap kehadiran seluruh Anggota Karang Taruna untuk dapat menghadiri dan mengikuti rapat yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Minggu, 23 September 2019
Waktu : 19.00 WIB (Ba’da Isya)
Lokasi : BASECAMP Karang Taruna
Acara : Pertemuan rutin Karang Taruna

Demikian surat undangan ini kami buat sebagai mana mestinya, atas perhatian dan juga partisipasi serta kehadirannya kami ucapkan banyak terima kasih.
Wassalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh

Hormat kami,

Ketua Karang Taruna (Faris Antoni)
Sekretaris (Sity Anisa)

Contoh undangan rapat 2

Nomor : 015/OSIS/SMA-7/III/2019
Perihal : Undangan Rapat OSIS

Kepada Yth.
Pengurus OSIS SMA Negeri 7 Padangsidimpuan
Di tempat

Assalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh
Salam sejahtera untuk kita semua, semoga kita selalu dilimpahkan rahmat dan keberkahan-Nya. Berhubungan dengan acara perpisahan murid kelas XII yang akan diselenggarakan pada bulan depan, dengan ini kami mengundang pengurus OSIS untuk melakukan rapat untuk membahas persiapan acara sekaligus pembentukan panitia. Rapat akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Rabu / 19 Desember 2019
Waktu : Pukul 13.00 – 14.30 WIB
Tempat : Gedung Aula SMA Negeri 7 Padangsidimpuan
Demikian surat undangan ini dibuat, kami berharap seluruh pengurus OSIS dapat menghadiri rapat tersebut dengan tepat waktu. Atas perhatiaannya kami ucapkan terima kasih. Wassalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh

Sekretaris OSIS (Muhammad Reza)
Pembina OSIS (Irwandi, S.Pd)

Baca juga : Bisakah WNA Memiliki EKTP? Begini Caranya

Setelah sobat kosngosan membaca uraian diatas mengenai contoh undangan rapat via WhatsApp send SMS, apa yang bisa kalian simpulkan? Semoga bermanfaat dan menambah referensi kalian. Apabila kalian merasa artikel ini bermanfaat silakan share ke media sosial masing-masing ya
By

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel