Membuat Surat Quotation Penawaran Kerjasama Proyek Lengkap Contoh Excelnya

Membuat Surat Quotation Penawaran Kerjasama Proyek Lengkap Contoh Excelnya

Ketika suatu transaksi bisnis akan berlangsung, biasanya sebelumnya ada peran surat penawaran atau yang biasa disebut quotation yang diberikan oleh penyedia barang atau jasa kepada konsumen. Begitulah perdagangan dalam ekonomi. Surat ini begitu penting untuk memulai kerjasama. Bahkan boleh dikatakan sebagai penarik minat dan menjadi kunci kesuksesan kerja sama bisnis.
surat penawaran

Namun bagi sebagian perusahaan menganggap surat ini sepele dan terkesan tidak memperhatikan detail rincian setiap item yang akan dikerjasamakan. Ketika pihak penerima proyek hendak mengajukan harga, memborong pekerjaan, dan meminta detail biaya proyek barang yang akan dikerjasamakan oleh perusahaan, maka keberadaan surat ini menjadi yang harus dilengkapi dalam dokumen.

Oleh karena itu kali ini kosngosan akan memberikan tips membuat surat penawaran yang berkualitas sekaligus memberikan contoh nya agar kamu bisa melakukan kerjasama tanpa mengalami kendala dan terkesan amatiran.

Dokumen penawaran biasanya dibuat oleh pihak administrasi. Akan tetapi untuk isi penawarannya maka seluruh anggota perusahaaan bertanggung jawab dalam menghasilakn dokumen penawaran yang berkualitas. Bagaimana surat ini dinilai dari kualitasnya? Surat penawaran yang terbaik tentunya memiliki struktur dan tujuan yang jelas.

Baca juga : Peluang kerja untuk penyandang disabilitas yang prospektif

Secara umum sebelum mengadakan kontrak kerjasama, maka pihak penyedia jasa atau barang akan memberikan dokumen penawaran yang terdiri dari 2 dokumen yaitu dokumen harga penawaran dan dokumen kualifikasi. Apabila diperlukan maka akan ditambah dokumen lain semacam data teknis dan sebagainya.

Cara membuat dokumen penawaran kerjasama proyek secara umum


Ada beberapa bagian dalam dokumen quotation yang perlu kamu ketahui, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Surat penawaran


Surat penawaran merupakan lembar pembuka yang berperan sebagai sampul dari dokumen penawaran. Ini adalah ujung tombak awet tidaknya kerjasama suatu bisnis. Kerjasama bisnis bisa saja dibatalkan karena surat penawaran ini tidak sesuai isinya dengan ketentuan.

Surat penawaran harus sudah sempurna saat dokumen penawaran akan diserahkan. Pihak administrasi perusahaan harus benar benar mengecek kesempurnaan surat penawaran ini. Seperti pengecekan kepala surat, bilangan yang tercantum dan bahkan tanda tangan pemimpin perusahaan yang tertera di bawah surat.

2. Daftar rekapitulasi biaya


Lembaranini berisi daftar yang memuat rekapitulasi dari keseluruhan biaya yang telah disusun dalam daftar perincian biaya. Di dalam daftar ini akan terlihat berapa jumlah penawaran dari pihak penawar kerja sama.

3. Daftar perincian biaya


Semua biaya yang dibutuhkan dari pekerjaan yang masuk dalam ketegori kerjasama bisnis ini akan disebutkan di dalam daftar perincian biaya ini. Biasanya panitia sudah mempersiapkan format pengisiannya.

4. Daftar harga satuan bahan produk dan upah tenaga kerja


Apabila kerjasama meliputi tenaga kerja dan produksi dari bahan baku, maka dokumen ini perlu disertakan. Untuk itu masing masing kedua belah pihak harus sudah menyusun dan mengikuti perkembangan daftar harga satuan dan upah tenaga agar dihasilkan daftar yang kredibel dan sesuai dengan kondisi dilapangan.

5. Daftar analisis harga satuan pekerjaan


Semua aktifitas pekerjaan yang ada didalam Daftar perincian biaya harus dibuat penjabarannya di dalam sebuah analisis harga satuan pekerjaan. Ada 2 sistem analisis harga satuan pekerjaan yaitu analisis BOW dan SNI. Untuk pengaplikasiannya kamu bisa googling di internet karena tidak akan dibahas disini.

6. Fotocopy jaminan penawaran


Dokumen ini terkait surat pernyataan dari sebuah lembaga resmi yang menyatakan bahwa lembaga tersebut memberikan jaminan terhadap penawaran yang diberikan penawar proyek. Jaminan penawaran ini dapat diperoleh peserta lelang dari bank umum atau perusahaan asuransi setempat.

7. Surat pernyataan sesanggupan membayar BPJS Ketenagakerjaan


Pihak penerima proyek juga akan mensyaratkan agar perusahaan menyanggupi untuk mengikuti program jaminan sosial tenaga kerja melalui asuransi BPJS. Terkadang surat pernyataan ini digabungkan bersama surat kesanggupan membayar pajak dan menjalankan program K3.

8. Struktur organisasi pelaksanaan


Dokumen ini merupakan skema organisatoris yang isinya pekerja yang akan melakukan kegiatan proyek. Beberapa jabatan umum dalam struktur organisasi seperti site manager, site engineer sipil, site engineer arsitektur, pelaksana sipil, pelaksana arsitektur, surveyor, logistik dan administrasi dan banyak lagi.

9. Metode pelaksanaan teknis


Sebuah proposal yang menjelaskan bagaimana penawar proyek melaksanakan pekerjaan tersebut. Metode pelaksanaan akan memiliki nilai lebih jika menggambarkan inovasi dan alur kerja yang runtut, mudah dipahami dan menggambarkan keselurahan antara waktu pelaksanaan dan alur kerja pelaksanaan.

10. Jadwal rencana pelaksanaan proyek


Jadwal yang berisi item pekerjaan beserta waktu pelaksanaanya. Dalam dokumen penawaran biasanya jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan dilengkapi dengan Kurva S.

11. Daftar personil inti


Dokumen ini berisi daftar pekerja yang akan menyelesaikan proyek. Dokuemn ini akan mencantumkan nama pekerja, tempat tanggal lahir, pendidikan, pengalaman kerja, nomor ijazah, nomor surat keterangan ahli (SKA) atau nomor surat keterangan terampil (SKT).

12. Daftar peralatan


Dokumen ini memuat list alat yang dimiliki perusahaan yang akan dipergunakan dalam proyek. Terdiri dari jenis alat, merk, tahun pembuatan dan jenis kepemilikannya. Dengan demikian dipastikan kegiatan teknis proyek akan menggunakan alat yang sesuai dengan standar kerja.

13. Network planning


Dokukmen ini mengandung bagan yang menampilkan urutan pekerjaan dari awal hingga akhir. Dengan adanya bagan urutan pekerjaan ini, maka proyek diharapkan akan lebih terorganisir dan matang mengikuti urutan atau tahapan proyek.

14. Surat pernyataan minat


Seperti namanya, dokumen ini berisi pernyataan minat calon penyedia jasa untuk mengikuti kegiatan proyek. Bila dokumen ini tidak ada sejatinya perusahaan penawar dinyatakan tidak memiliki minat untuk ikut proyek sehingga dokumen panawarannya juga tidak akan berlaku.

15. Pakta integritas


Berupa semacam surat pernyataan peserta proyek yang isinya untuk tidak melakukan praktik yang melanggar hukum seperti kolusi, korupsi dan nepotisme dalam segala bentuk apapun. Dan apabila terbukti melanggar maka akan dikenakan sanksi sesuai hukum yang berlaku.

16. Formulir isian mengenai kualifikasi


Terakhir adalah dokumen yang berisi sebuah formulir memuat data perusahaan penawar proyek. Bagian ini seperti Curriculum vitae-nya sebuah perusahaan. Berisi pengalaman dan keberhasilan proyek apa saja yang sudah dikerjakan serta kemampuan apa yang dimiliki perusahaan tersebut.

Contoh surat penawaran bisnis dalam format Excel


Kamu bisa membuat surat penawaran menggunakan microsoft excel, agar lebih mudah dalam perhitungan biaya dan teknisnya. Memanfaatkan rumus excel terbilang cukup mudah, kamu bisa googling panduan penggunaannya.

Berikut salah satu contoh bagian surat penawaran yang bisa menjadi referensi untuk kamu :



Kamu juga bisa Unduh contoh surat penawaran proyek format excel disini. Petunjunk nya setelah kamu klik tautan tersebut, kamu akan diarahkan kehalaman safelink, tunggu sampai 5 detik hingga tombol download muncul.

Klik dan kamu akan dibawa ke google drive. Silahkan download dokumennya sepuasnya. Kamu bisa mengedit beberapa bagian tersebut karena formatnya xlx yang memang memiliki hak akses penuh.

Baca juga : Tips mendapatkan kerja di job fair yang harus kamu tahu

Demikianlah pembahasan seputar Surat Quotation Penawaran Harga Barang Proyek Lengkap kali ini, semoga kamu bisa memanfaatkan file diatas untuk kepentingan pembelajaran. Surat penawaran yang berkualitas akan membaca kepada kerjasama bisnis yang berkualitas pula. Silahkan bagikan tulisan ini ke media sosial milikmu. Terimakasih sudah berkunjung di kosngosan.

Buka Komentar